Etkinlik Başvuru Süreci
1- Etkinlik planı ne zaman oluşturulmalıdır ve ne zaman başvuru yapılmalıdır?
Topluluk Yönetim Kurulu tarafından planlanan etkinlik başvurusu; etkinlik tarihinden en az 15 (onbeş) gün önce, yurt dışı gezi etkinliklerinde ise 45 (kırkbeş) gün önce, Akademik Danışman tarafından Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Öğrenci Topluluğu Birimine yapılmalıdır.
2- Etkinlik başvurularında dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?
* Her etkinlik talebi başvuruları Etkinlik Talep Dilekçesi (EK-10) ve Etkinlik Talep Formu (EK-1) ile birlikte yapılmalıdır.
* Eğer etkinliğinizde araç tahsis talebiniz var ise aşağıdaki formlar başvurunuza eklenmelidir.
Araç Tahsis ve Talep Formu (EK-2)
Gezi Planı Formu (EK-3)
Faaliyet Katılım ve Öğrenci Listesi (EK-4)
* Öğrenci toplulukları tarafından düzenlenmesi planlanan tiyatro, şiir dinletisi, film gösterimi, dergi çıkarılması vb. metne dayalı etkinlik taleplerinde: etkinlik içeriklerinin topluluk akademik danışmanının veya topluluk başkanının bağlı bulunduğu birim (fakülte, meslek yüksekokulu, yüksekokul vb.) tarafından incelenerek etkinlik başvuru evraklarına, etkinliğin düzenlenmesinde sakınca olup olmadığı hususunda görüşün eklenmesi ve metinlerin başvuru ekinde yer alması gerekmektedir.
* Eğer etkinliğinizde Üniversitemizde görevli akademik ve idari personel dışında bir konuşmacı veya etkinlikte diğer görevlerde yer alacak kişi/kişiler olması durumunda bu kişilerin özgeçmişleri başvurunuza eklenmelidir.
3- Başvuru yaptıktan sonra planladığımız etkinlik için harekete geçebilir miyiz?
Etkinlik için sadece başvuru yapmak yeterli değildir. Başvurunun Etkinlik Koordinasyon Kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması gerekir. Karar olumlu olursa etkinlik faaliyetine başlanabilir.
4- Etkinlik için kullanacağımız duyuru afişlerini nasıl hazırlayabiliriz?
Etkinlikte kullanılacak afişler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının Topluluklar sekmesinde bulunan örnek şablon kullanılarak tasarlanır ve etkinlik başvuru formuna eklenir. Onaylanan afişler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından mühürlenip imzalandıktan sonra çoğaltılır ve İlgili Birimlerce uygun görülen yerlerde ilan edilir.
5- Etkinliklerde Topluluklara Maddi Destek Veriliyor mu?
Üniversitemiz bütçe imkanları doğrultusunda lojistik, konaklama ve iaşe giderleri desteklenmektedir.
6- Etkinlik için sponsor desteği alabilir miyiz?
Topluluklar tüzüklerinde belirtilen amaçlara uygun olmayan, herhangi bir kişinin, bir grubun yararına ve/veya maddi çıkar sağlayacak faaliyet düzenleyemez. İdareden önceden izin alınmak ve yasal düzenlemelere aykırı olmamak kaydıyla yapacakları etkinliklerde Üniversite dışında yer alan kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları, özel sektör işletmelerinden destek alabilirler.
7- Topluluk olarak stant açmak için ne yapmalıyız?
Stant açılacak tarihten en az 3 gün önce web sayfamızda yer alan Topluluklar sekmesi altında yer alan Formlar bölümünden erişebileceğiniz dilekçe örneğini (Ek-11) doldurarak, EBYS üzerinden Öğrenci Topluluğu Birimine iletebilirsiniz.
Öğrenci Toplulukları Başvuru İşlemleri ile ilgili
1- Öğrenci topluluğuna kimler üye olabilir? Bir topluluğa nasıl üye olabilirim?
Üniversitemize kayıtlı tüm öğrenciler üye olabilir. https://ogrencitopluluk.giresun.edu.tr/ adresinden (Topluluk Bilgi Sistemi) üye olabilirsiniz. Bu ekrana Öğrenci Bilgi Sistemi kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapabilirsiniz.
2- Üniversitenizde öğrenci topluluklarına üye olmak ücretli mi? Birden fazla topluluğa üye olabilir miyim?
Öğrenciler ücretsiz olarak öğrenci topluluklarına üye olabilmektedirler. Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi gereği bir öğrenci birden fazla öğrenci topluluğuna üye olabilir, ancak birden fazla öğrenci topluluğunun yönetim ve denetim kurulunda görev alamaz.
3- Yeni bir topluluk nasıl kurabilirim?
Bir topluluk;
a) En az 30 kurucu üyenin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgileri ile önerilen danışmanın adı soyadını içeren dilekçe (Ek-1) ile disiplin durumlarını gösterir öğrenci belgelerini,
b) Tüzük ve topluluk logosunu,
c)Danışmanın, danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı dilekçesini, (Ek-2)
ç) Bir yıllık Etkinlik Plan Tablosunu (taslak olarak) (Ek-8) içeren belgeler ile Daire Başkanlığına başvuruda bulunulur. İlgili belgeler Daire Başkanlığınca incelendikten sonra uygun görüldüğü takdirde Rektörlük Makamı Onayı ile topluluk kurulur.
4- Topluluğun akademik danışmanı başka bir topluluğun akademik danışmanı olabilir mi?
Danışman, birden fazla topluluğa danışman olarak görevlendirilemez. Topluluğun en fazla 2 (İki) danışmanı olabilir.
5- Öğrenci toplulukları ile ilgili sorularıma nereden cevap bulabilirim?
Başkanlığımızın Web sayfasında bulunan ‘Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi’ nden bulabilirsiniz. Ayrıca Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür Hizmetleri Birimine başvurabilirsiniz.
6- Öğrenci toplulukları her konuda etkinlik yapabilir mi?
Her topluluk tüzüklerinde bulunan kendi amaçları doğrultusunda etkinlik yapabilir, diğer toplulukların faaliyet alanlarına giremez. Topluluklar ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamaz.
7- Topluluklar hangi durumda askıya alınır veya kapatılır?
Mevcut topluluklar, eğitim-öğretim döneminin başlamasından itibaren 2 ay içerisinde dönem başı evraklarını hazırlayarak topluluğu aktif etmelidir. Aksi halde topluluk faaliyetleri bir eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır.
Topluluklar eğitim-öğretim dönemi içerisinde en az 1 faaliyet yapmak zorundadırlar. Aksi takdirde topluluk faaliyetleri bir sonraki eğitim-öğretim dönemi için askıya alınır. Takip eden eğitim-öğretim döneminde de faaliyet yapmadıkları tespit edildiği takdirde uyarıya gerek kalmaksızın kapatılır.
